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    浅谈档案信息化管理
    2013-11-25 10:02:00 来源:赤峰市人防办 阅读:
    摘要:档案信息化管理是社会发展和档案工作发展的必然,对于我们来说实现档案信息化管理没有什么经验,必然会遇到各种各样的问题。本文主要就当前档案信息化管理存在的问题进行了分析,并提出了相应的解决对策。
    关键词:档案管理,信息化,问题,对策
    随着信息技术的快速发展与广泛应用,我们所生活的环境都发生了巨大的改变,信息技术对人们的生活的影响也越来越深。档案管理要创新、要跟上时代发展的步伐,就必须要积极的采用各种先进的技术,推进档案管理的信息化进程,让档案事业保持可持续发展的势头。那么当下档案信息化管理存在什么问题?又该如何进行解决呢?以下是笔者对这些问题的一些粗浅意见。

    一、当前档案信息化管理存在的问题

    (一)缺乏足够的档案现代化管理意识
    阻碍档案信息管理推进的一个重要原因就是档案现代化管理意识不足。不仅仅是直接参与到档案管理档案管理工作人员,一些上级领导同样也缺乏档案现代化管理意识。直接参与到档案管理档案管理工作人员受到长期的传统档案管理思想的影响,一时之间无法接受新观念,同时总是认为实现档案信息化建设是一项遥远的工作,可有可无。甚至有的还认为要实现档案信息化建设就必须要将现存的档案通过各种方法转换为数字信息存储起来,这个转换过程会增加自己的工作量,从而对档案信息化的推进进行消极抵抗。还有的上级领导,认为档案管理信息化并不能够带来明显的效益,反而还需要花费更多的投入去实现信息化,有一些“物无所值”之感,因此也在消极的对待档案信息化管理工作。
    (二)缺少资金投入,各种硬件设施不足
    档案信息化需要大量的资金来购入各种先进的设备,例如各种安全系数较高、性能比较稳定的大容量存储设备、网络设备、软件平台等等。这些先进的设备都需要很多的资金。然而很多档案部门的资金来源都主要是依靠财政预算,财政预算那有限的资金却很难满足档案管理信息化的要求,正是因为如此,硬件设施无法跟上档案信息化管理的要求,使得档案信息化管理受到了严重的制约。
    (三)当前档案管理人员不能够满足档案信息化管理的要求
    进行档案信息化管理,要求档案管理工作人员不仅仅要有牢固的档案管理知识,还要求他们能够掌握一定的计算机信息技术知识,能够熟练的操作使用计算机。但是当前很多的档案管理人员还不能既熟悉档案管理业务又能够熟练的掌握计算机、掌握信息技术。如今的很大一部分档案管理人员年龄都较大,他们接受新知识的速度较慢,对于各种先进的计算机信息技术都不能够及时的掌握,然而那些年轻的档案管理专业毕业的学生却又不愿意从事档案管理工作,这就使得现在的档案管理人员很难满足档案信息化管理的要求。
    (四)缺乏足够的信息安全意识
    进行档案信息化管理就必然会面对各种信息安全问题。在档案信息的开发利用中,有很多人都认为只要建立起了相应的安全防护体系就能够解决各种安全问题,他们没有意识到这样的思想是一个很严重的误区。信息安全包含多个方面,并不仅仅包括安全发防护体系的建立,同时还需要包括各种信息安全制度等的建设。
    (五)档案信息化建设规划不统一
    档案管理信息化建设之所以开展的不顺利,在很大的程度上还是因为我国的档案管理信息化没有一个统一的管理性、业务性和技术性标准。信息化建设基本都是各自为政,各做各的。同时现在市场上所推广与使用的一些档案管理软件都不能够适应档案信息化建设的发展要求,因为这些软件基本都是单机版的,基本都不能够运用于网络上。同时这些软件还不能够很好的实现档案信息的资源共享。

    二、改善档案信息化管理的对策

    (一)明确档案信息化的最终目的,打破传统思想观念
    之所以档案管理人员与领导阶层会缺乏足够的档案现代化管理意识,是因为他们没有能明确档案信息化的最终目的。进行档案信息化,其最终目的是为了能够实现“信息服务社会”的准则。档案信息化的推进是为了能够对大量的数据档案实现有效的存储与快捷的管理,并且能够方便的提供查询与统计分析,从而造福社会。同时还必须要打破传统的观念,清晰的认识到认识档案信息化对档案事业发展的重要性。档案信息化并不能够仅仅从经济利益角度出发进行衡量,而是应该从多个方面出发进行衡量。
    (二)尽量拓展资金来源
    各种财政预算可以作为档案信息化建设的主要资金来源,但却不应该成为唯一来源,档案部门应该要尽量的拓展资金的来源,积极的为档案管理配置各种能够适应时代发展的软、硬件设施,加快档案信息化进程,促进档案信息化管理。档案部门应该积极的将档案信息化工作纳入到地方信息化或电子政务建设规划中,以便于能获得更多的资金拨款,为信息化提供保证。同时还可以积极的提供资金的利用效率。例如与当地的电信部门合作,获得相应的网络优惠支持等,与IT企业合作,减少软件平台开发资金。
    (三)加大力度,打造高素质人才队伍
    这里所指的高素质人才队伍指的是即熟悉档案管理工作流程,又能熟练掌握信息技术的复合型人才。这些人具备有运用信息工具的能力、档案信息的获取能力、档案信息的鉴定和评估能力等等各方面的综合能力。为此可以通过以下方法来打造高素质的人才队伍:(1)创造出一个良好的学习环境,鼓励现有的人员积极的参加教育培训,例如档案管理人员参加信息技术的教育培训,信息技术人员参加档案管理知识的教育培训;同时还必须加强复合型人才的引进,要积极的引进那些同时掌握了现代档案管理基础知识与独立开发、使用、维护档案管理软件知识的人才。
    (四)提高安全意识,保障档案安全
    信息化建设中必然会碰到很多的网络安全问题,其中有一些是人物因素引起的,有一些则是系统或者设备故障引起的,还有一些则是天灾等不可抗力因素引起的。因此,必须要积极的提高信息安全意识,将各种可能的安全隐患扼杀在摇篮中。因此,可以定期的开展信息安全知识讲座与信息安全检查,提高档案管理人员的信息安全意识。
    (五)对档案信息化管理流程进行标准化
    国家应该加大力度制定一系列的档案信息化标准化。为各地的档案信息化提供一个可供参照的范本,使得档案信息化建设不再是各自为政。同时也为市场上相应的档案管理软件开发提供一个技术标准,让他们所开发的软件具有更好的通用性,能够更好的实现档案信息资源的共享。

    三、结语

    总而言之,档案信息化管理是一项长期而又重要的任务,其中会有许多的问题需要我们去进行解决。我们所能做的就是做好各种预防措施,遇到问题时,积极的思考问题并进行解决,同时还要加大人才的培养力度,最终实现档案的现代化管理。
    参考文献:
    [1]张琼.档案信息化管理的创新[J].消费导刊,2009,(06):135.
    [2]宋宝英.档案管理现代化的几点思考[J].世纪桥,2009,(02):155-156.
     
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